Leren en verbeteren

Kwaliteitscyclus

Om teams te ondersteunen bij het krijgen van inzicht in kwaliteitsonderwerpen die goed gaan of juist aandacht vragen, zijn er twee meetinstrumenten ontwikkeld. De uitvoering van Supportgericht Werken (SGW) en Samen Sturen ORO (SSO) zijn hierin belangrijke onderwerpen.

• Kwaliteitsscan Persoonlijk Plan
  Met dit hulpmiddel zien teams hoe het werken met het Persoonlijk Plan gaat. Elke locatie doet jaarlijks een steekproef waarbij aan de hand van stellingen wordt gekeken of een bepaald onderdeel is toegepast op het Persoonlijk Plan. Bijvoorbeeld of het Persoonlijk Plan samen met de cliënt of zijn naaste is opgesteld. Of dat een bepaald onderdeel in het Plan is ingevuld en actueel is.
• Teammeting en aanvullende Kwaliteitsscan
  Met dit hulpmiddel zien teams wat op verschillende onderwerpen goed gaat en wat beter kan. Elke medewerker van een team vult de teammeting in. Hierin staan stellingen waarbij de medewerker aangeeft in hoeverre hij/zij het eens is met de stelling. De stellingen gaan bijvoorbeeld over: Supportgericht Werken, samenwerking binnen het team, mate waarin het team voldoet aan wet- en regelgeving, het omgaan met incidenten of risicovolle situaties, en de mate waarin het team voldoende bekend, bevoegd (iets mogen doen), en bekwaam (iets kunnen doen) is voor bepaalde handelingen of verantwoordelijkheden. De aanvullende kwaliteitsscan kunnen leidinggevende gebruiken om meer (verdiepende) informatie te krijgen over bepaalde onderwerpen. Zo kunnen zij met het team beter bepalen wat extra aandacht vraagt.

De resultaten van de metingen worden op teamniveau en op organisatieniveau onderzocht en besproken. Er wordt besproken wat goed gaat en wat beter kan. Teams nemen de uitkomsten van de metingen mee in het opstellen van het jaarplan. Ook op organisatieniveau worden waar nodig acties voor verbetering uitgezet.

Wat ging goed? Wat kan beter?

• Uit de resultaten van de metingen zien we dat teams goed aan de slag zijn met het verbeteren van de onderwerpen die aandacht vragen. De metingen zorgen ervoor dat medewerkers zich meer bewust worden van wat ze doen, waarom ze dit doen en hoe dit beter kan.
• Passend bij de visie en cultuur van ORO zien we dat het voor medewerkers vanzelfsprekend is om het Persoonlijk Plan samen met de cliënt en zijn naasten op te stellen. De cliënt is expert van zijn eigen leven. Ondanks dat niet iedereen geschoold is in Supportgericht Werken, wordt SGW omarmd en goed gebruikt. Medewerkers voelen zich vrij om fouten te maken er hiervan (gezamenlijk) te leren. Ook staan medewerkers open voor flexwerkers, mantelzorgers en vrijwilligers. Dit laat zien dat er draagvlak is om de zorg anders in te richten.
• Sommige onderdelen van onze zorgplanmethodiek zijn nog niet altijd even duidelijk voor alle medewerkers. Ook zouden medewerkers meer sturingsinformatie en informatie over wat er speelt bij ORO willen hebben. Zo kunnen medewerkers sneller inspelen op veranderingen. We gaan in 2024 aan de slag met deze verbeterpunten. In 2025 gaan we hiermee verder.
• Teams geven ook aan dat ze graag meer kennis en vaardigheden zouden willen hebben voor de onderwerpen: ergonomisch werken, omgaan met complex gedrag en agressie en werken met gevaarlijke stoffen, infectiepreventie en voedingscontroles. De leidinggevenden van de betreffende teams pakken dit samen met het team op.
• In 2024 zijn we begonnen met de voorbereidingen voor het vernieuwen van het kwaliteitsbeleid. In 2025 gaan we dit kwaliteitsbeleid verder uitwerken en implementeren.

Wet zorg en dwang

Bij ORO is de vrijheid van onze cliënten leidend. Cliënten hebben eigen regie in het invullen van hun leven en maken van keuzes. Waar nodig helpen we cliënten daarbij. Het beleid van ORO over onvrijwillige zorg sluit hierop aan: Onvrijwillige zorg gebeurt niet, tenzij…

• er sprake is van ernstig nadeel.
• er echt geen andere mogelijkheden zijn.
• dwang ‘goede zorg’ betekent.

Meer weten over de Wet zorg en dwang? Kijk dan hier.

Wat ging goed en wat kan beter?

• Registraties en managementrapportages worden een aantal keer per jaar verstrekt aan het management. Deze rapportages helpen ons om zicht te hebben op de onvrijwillige zorg die we toepassen en het tijdig evalueren daarvan.
• Het aantal registraties onvrijwillige zorg is in 2024 met 11 procent gedaald ten opzichte van 2023.
  • 2024: 727 registraties bij 80 unieke cliënten.
  • 2023: 804 registraties bij 66 unieke cliënten.
• De registraties zijn onderzocht. Daaruit blijkt dat het hoge aantal registraties onvrijwillige zorg in deze gevallen een voorbeeld is van kwalitatief goede zorg. Er wordt zorgvuldig omgegaan met het inzetten van onvrijwillige zorg. De afbouw van onvrijwillige zorg lijkt een gevolg te zijn van het werken volgens het stappenplan (volgens Wet zorg en dwang).

• In 2024 hebben we extra aandacht besteed aan de uitvoering van de Wet zorg en dwang.
  • We hebben zorgverantwoordelijken extra uitleg gegeven over registratie.
  • We hebben bij medewerkers uitgevraagd hoe we de Wzd makkelijk, begrijpelijk en uitvoerbaar kunnen houden. Uit de antwoorden bleek het volgende:
    • De basis staat goed, maar medewerkers ervaren nog een hoge administratieve last. Vanaf de tweede helft van 2025 gaan we werken volgens de bestuurlijke afspraken. Dit betekent dat er een langere evaluatietermijn is in het eerste jaar van onvrijwillige zorg. Ook wordt het stappenplan makkelijker. Hierbij zijn minder deskundigen betrokken. Deze acties moeten de administratieve last verlagen.
    • Medewerkers hebben specifieke afspraken nodig die beter passen bij de verschillende doelgroepen. In 2024 hebben we gewerkt aan ons werkproces voor Kind & Jeugd en ambulant. In 2025 werken we dit verder uit.
    • Medewerkers willen vaker kennis delen en inhoudelijke casussen bespreken. In 2025 denken we na hoe we hieraan kunnen werken.
• We hebben aandacht besteed aan goede registratie, rapportage en analyse van onvrijwillige zorg. Dit helpt ons om zicht te hebben op de onvrijwillige zorg die we toepassen. We geven leidinggevenden regelmatig inzicht in de cijfers over onvrijwillige zorg op locatieniveau. Zo kunnen we verbeteren om onvrijwillige zorg minder te gebruiken.
• We onderzoeken hoe we meer informatie kunnen halen uit de cijfers. We hebben in een pilot de cijfers gegroepeerd op doelgroep. Dit leverde een interessant beeld op. We willen dit in 2025 verder gaan oppakken. We verwachten dat dit leidt tot specifieke aandachtspunten per doelgroep
• We hebben aandacht besteed aan scholing van medewerkers. Alle medewerkers die werken met de Wet zorg en dwang moesten in 2024 de vernieuwde e-learning module volgen. We hebben een scholing voor medewerkers van zorg en dienstverlening en behandelaren en verdiepende scholing voor alle zorgverantwoordelijken, regiebehandelaren en Wzd functionarissen.

De volledige jaarverantwoording over de Wet zorg en dwang vind je hier. 

Meldingen en klachten medewerkers

Medewerkers kunnen altijd terecht bij hun leidinggevende als zij het ergens niet mee eens zijn of zich niet juist behandeld voelen. Soms is dit niet wenselijk of onvoldoende. Dan kunnen medewerkers terecht bij de medewerkersvertrouwenspersoon. Dit geldt ook voor stagiaires, leerlingen, vrijwilligers en ZZP’ers.

ORO heeft 1 externe en 2 interne vertrouwenspersonen waar medewerkers terecht kunnen. Als zij er samen niet uitkomen kan de medewerker terecht bij de klachtencommissie medewerkers.

Wat gaat goed? Wat kan beter?

Medewerkervertrouwenspersonen:

• In 2024 zijn er ongeveer evenveel meldingen (klachten en/of vragen) gedaan bij de medewerker vertrouwenspersonen als in 2023:
  • 2024: 43 meldingen
  • 2023: 41 meldingen
• De meldingen gingen over: niet gezien/gehoord voelen, onbeleefde behandeling/communicatie, pesten, intimidatie, seksuele intimidatie, privékwestie, discriminatie, zorginhoudelijk/kwaliteit van zorg, integriteitskwestie en overige thema’s. Bij één casus kunnen meerdere thema’s aan de orde zijn geweest. Er is een luisterend oor geboden en meegedacht met eventuele vervolgstappen. De meldingen zijn opgelost.
• Door de medewerker vertrouwenspersonen zijn in 2024 trends, signalen en adviezen afgegeven over de ontvangen meldingen aan de Raad van Bestuur.

Klachtencommissie medewerkers:

• In 2024 zijn er ongeveer evenveel klachten ingediend bij de klachtencommissie medewerkers als in 2023:
  • 2024: 2 klachten
  • 2023: 3 klachten.
• De commissie heeft eind 2024 een klacht ontvangen en zal deze in 2025 in behandeling nemen. De andere klacht is door de commissie in 2024 in behandeling genomen. De klacht ging over oneerlijke en onbeleefde behandeling door een leidinggevende. De commissie heeft een advies gegeven aan de bestuurder. Dit advies heeft de Raad van Bestuur overgenomen.